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如何安排会议期间的工作内容

在大型会议的进行期间,会议组织者的工作能力将经受严格的考验。秘书必须要仔细检查,才能保证自己良好地执行所有为会议而制定的周密计划。

在大型会议进行期间主要有以下工作:

(1)接待会议来宾。

作为比较正式的大型会议,与会者中往往有一些重要的来宾出席,迎接会议成员或来宾是会议组织中表达良好意愿的重要表现。接待来宾不仅仅限于在会议入口处签到,还需要将一些客人迎人休息室,并热情地将宾客做相互介绍,陪同他们一起进入会议室。如果宾客众多,可以先引导进入衣帽间。再引导至签到处,最后陪同进入会场。

(2)与会者签到。了解与会者到会的情况,除了报到时进行报到登记外。在正式开会时进入会场时往往还要进行一次签到。这样可以了解与会者是否 真正到了会。特别是有些重要的法定性的会议,需要达到一定人数,会议的表决才有效时,签到就尤其显得重要了。签到的方法有电子签到和手工签到两种。

(3)会议期间的协调工作

会议正式开始后,会议的主体是会议主席和与会者,但秘书作为会议的组织者还要做很多的协调工作。这些工作有:

①为大会的负责人、会议主持人或其他与会者处理他们提出的特殊要求。

②为会议的录音、录像工作做好技术保障。

③根据报到表印发与会者的通信录。

④收集大会的新闻消息并打印成简报,并将简报分发给与会者。

⑤复印会议文件资料。

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